Política de PrivacidadPrivacy Policy
Esta política describe cómo tratamos datos personales en el sitio web, en el asistente con IA SonIA y en la integración con Instagram. Se rige por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Colombia).
1. Responsable del tratamiento
Jorge Andrés Martínez Artavia, persona natural, titular del establecimiento de comercio ColDesigns AI Studios (NIT 1.019.115.006-9; matrícula mercantil 04085492, Cámara de Comercio de Bogotá).
- Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
- Correo: info@coldesignsai.com · Teléfono/WhatsApp: +57 324 587 5421.
Actuamos como responsable de los datos de nuestro sitio web y de nuestros propios prospectos. Cuando una empresa cliente conecta su cuenta de Instagram, esa empresa es la responsable de los datos de sus clientes finales y ColDesigns actúa como encargado del tratamiento, por cuenta y según las instrucciones del cliente.
2. Alcance
Esta política cubre el sitio coldesignsai.com, el contacto por WhatsApp, el portal de conexiones, el asistente SonIA y la integración con Instagram (Instagram API con Instagram Login).
3. Datos que tratamos
- Visitantes del sitio: datos técnicos básicos (IP, navegador, dispositivo) que genera toda conexión web. El sitio no tiene formularios; si nos escribes por WhatsApp, tratamos los datos que compartas en el chat.
- Titular de la cuenta de Instagram que se conecta: ID de la cuenta profesional, nombre de usuario, token de acceso (almacenado de forma protegida), permisos concedidos y fechas de conexión.
- Clientes finales que escriben por mensaje directo: ID de Instagram con alcance de la app (IGSID), texto de los mensajes, notas de voz y su transcripción, marcas de tiempo y los datos que la persona decida compartir (nombre, tipo de negocio, correo, etc.).
- Agendamiento: fecha y hora de la reunión y un resumen del prospecto.
No recopilamos contraseñas de Instagram. No tratamos datos sensibles de forma intencional; te pedimos no compartirlos por el chat.
4. Finalidades
Atender y responder mensajes, calificar prospectos, agendar reuniones, avisar a nuestro equipo, prestar soporte, garantizar la seguridad del servicio y cumplir obligaciones legales. No vendemos datos, no los usamos para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
5. Autorización
Tratamos los datos con tu autorización previa, expresa e informada. Para conectar Instagram, la das marcando la casilla de aceptación en el portal de conexiones. Para los clientes finales que escriben por mensaje directo, el titular de la cuenta conectada es quien informa y obtiene su autorización; SonIA se identifica como asistente automatizado y esta política está enlazada.
6. Encargados y terceros
| Proveedor | Qué recibe | Para qué |
|---|---|---|
| OpenAI | Texto de los mensajes y audio de las notas de voz | Generar respuestas y transcribir audio |
| Supabase | Historial de conversación, datos del lead, conexión | Almacenamiento |
| Google (Calendar) | Fecha, hora y datos de la reunión | Agendar reuniones |
| Telegram | Resumen del prospecto | Aviso interno al equipo |
| Hostinger | Servidor donde corre n8n (tránsito de datos) | Ejecutar la automatización |
| Meta (Instagram) | Mensajes y datos de cuenta, según los permisos | Canal de mensajería |
Solo agregaremos otros proveedores si el servicio lo requiere y actualizaremos esta política.
7. Transferencias internacionales
Estos proveedores operan principalmente fuera de Colombia (en especial en Estados Unidos). Los datos se transfieren solo a proveedores que ofrecen medidas de seguridad contractuales y técnicas adecuadas.
8. Conservación
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Buffer temporal de mensajes | 1 hora, luego se borra automáticamente |
| Historial de conversación | 12 meses |
| Datos del lead | 12 meses |
| Token de acceso de Instagram | Hasta que lo revoques o expire (60 días, renovable) |
| Registros de ejecución de la automatización (n8n) | 7 días |
Pasados estos plazos, los datos se eliminan o anonimizan, salvo obligación legal de conservarlos.
9. Seguridad
Usamos conexiones cifradas (HTTPS), acceso restringido al equipo, políticas de seguridad por fila en la base de datos y credenciales fuera del código. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que te afecte, te informaremos conforme a la ley.
10. Tus derechos
Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, revocar la autorización, ser informado del uso que damos a tus datos y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Atendemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles. Para eliminar datos, usa la página de Eliminación de Datos o escribe a info@coldesignsai.com.
11. Uso de inteligencia artificial
SonIA es un asistente automatizado con IA. Puede cometer errores y puedes pedir hablar con una persona en cualquier momento.
12. Mensajes SMS
Si nos das tu número de teléfono y aceptas expresamente recibir SMS, podemos enviarte mensajes sobre tu consulta, el seguimiento de servicios y actualizaciones de proyecto, mediante un proveedor de mensajería (por ejemplo, Twilio). La frecuencia puede variar y pueden aplicar tarifas de tu operador. Responde STOP para cancelar o HELP para ayuda. Los datos de aceptación móvil no se comparten con terceros con fines de marketing.
13. Menores de edad
El servicio no está dirigido a menores de edad y no recopilamos sus datos a sabiendas. Si crees que un menor nos escribió, avísanos y lo eliminaremos.
14. Usuarios en Estados Unidos
Si resides en EE. UU. (por ejemplo, California), puedes pedir acceso, corrección o eliminación de tus datos. No vendemos ni compartimos datos personales para publicidad.
15. Cookies y Meta
Consulta la Política de Cookies. El uso de Instagram también se rige por las políticas de Instagram y Meta.
16. Cambios y contacto
Publicaremos los cambios en esta página con la fecha de actualización. Contacto: info@coldesignsai.com · +57 324 587 5421.
This policy describes how we process personal data on the website, in the SonIA AI assistant and in the Instagram integration. It is governed by Colombian Law 1581 of 2012 and its regulations. This English version is a summary; if there is any discrepancy, the Spanish version prevails.
1. Data controller
Jorge Andrés Martínez Artavia, natural person and owner of the business establishment ColDesigns AI Studios (Tax ID/NIT 1.019.115.006-9; commercial registration 04085492, Bogotá Chamber of Commerce).
- Address: Bogotá D.C., Colombia.
- Email: info@coldesignsai.com · Phone/WhatsApp: +57 324 587 5421.
We are the controller of our website data and our own leads. When a client company connects its Instagram account, that company is the controller of its end customers' data and ColDesigns acts as processor, on the client's behalf and instructions.
2. Scope
This policy covers coldesignsai.com, WhatsApp contact, the connections portal, the SonIA assistant and the Instagram integration (Instagram API with Instagram Login).
3. Data we process
- Website visitors: basic technical data (IP, browser, device) generated by any web connection. The site has no forms; if you message us on WhatsApp we process what you share in the chat.
- Owner of the connected Instagram account: professional account ID, username, access token (stored securely), granted permissions and connection dates.
- End customers who send direct messages: app-scoped Instagram ID (IGSID), message text, voice notes and their transcription, timestamps and whatever data the person chooses to share (name, business type, email, etc.).
- Scheduling: meeting date/time and a prospect summary.
We do not collect Instagram passwords. We do not intentionally process sensitive data; please do not share it in the chat.
4. Purposes
Answering messages, qualifying leads, scheduling meetings, notifying our team, support, service security and legal compliance. We do not sell data, use it for advertising or use it to train AI models.
5. Consent
We process data with your prior, express and informed consent. To connect Instagram you give it by ticking the acceptance box on the connections portal. For end customers who send direct messages, the connected account's owner informs them and obtains consent; SonIA identifies itself as an automated assistant and this policy is linked.
6. Processors and third parties
| Provider | What it receives | Purpose |
|---|---|---|
| OpenAI | Message text and voice-note audio | Generate replies and transcribe audio |
| Supabase | Conversation history, lead data, connection | Storage |
| Google (Calendar) | Meeting date, time and details | Scheduling |
| Telegram | Prospect summary | Internal team notice |
| Hostinger | Server running n8n (data in transit) | Run the automation |
| Meta (Instagram) | Messages and account data, per permissions | Messaging channel |
7. International transfers
These providers operate mostly outside Colombia (especially in the United States). Data is only transferred to providers with appropriate contractual and technical safeguards.
8. Retention
| Data | Period |
|---|---|
| Temporary message buffer | 1 hour, then automatically deleted |
| Conversation history | 12 months |
| Lead data | 12 months |
| Instagram access token | Until you revoke it or it expires (60 days, renewable) |
| Automation (n8n) execution logs | 7 days |
9. Security
We use encrypted connections (HTTPS), team-only access, row-level security in the database and credentials kept out of code. No system is infallible; if an incident affects you we will inform you as required by law.
10. Your rights
You may know, update, rectify and delete your data, revoke consent, be informed about how we use your data and file complaints with the Superintendence of Industry and Commerce (SIC). We answer inquiries within 10 business days and claims within 15 business days. To delete data use the Data Deletion page or write to info@coldesignsai.com.
11. Use of artificial intelligence
SonIA is an automated AI assistant. It can make mistakes and you can ask to talk to a person at any time.
12. SMS messages
If you give us your phone number and expressly agree to receive SMS, we may send messages about your inquiry, service follow-up and project updates through a messaging provider (for example, Twilio). Frequency may vary and carrier rates may apply. Reply STOP to cancel or HELP for help. Mobile opt-in data is not shared with third parties for marketing.
13. Minors
The service is not directed to minors and we do not knowingly collect their data. If you believe a minor wrote to us, tell us and we will delete it.
14. US users
If you live in the US (for example, California) you may request access, correction or deletion of your data. We do not sell or share personal data for advertising.
15. Cookies and Meta
See the Cookie Policy. Use of Instagram is also governed by the Instagram and Meta policies.
16. Changes and contact
We will post changes on this page with the update date. Contact: info@coldesignsai.com · +57 324 587 5421.